Vous pensez à effectuer un voyage scolaire avec vos élèves ? Ce sera l’occasion de faire de nombreuses découvertes en groupe à la campagne, à la mer ou selon d'autres thèmes. Cependant, pour réussir l’opération, il faudra tenir compte d’un ensemble de critères. Quelles sont les démarches à effectuer ? Avez-vous besoin d’autorisations pour le voyage scolaire?
Etablir un projet pédagogique et définir le budget prévisionnel
La première étape de l’organisation du voyage scolaire est la constitution de l’acte officiel ou projet pédagogique. C’est sur ce document que vous devez mentionner les motivations, les buts pédagogiques, les actions définies pour y parvenir, la technique d'évaluation qui sera employée et l’organisation pratique du voyage. Le document sera utilisé comme élément de présentation du projet à la tutelle, chargée d’évaluer la pertinence du projet et son utilité pour les élèves. Il servira également de référence pour les familles des apprenants.
Le budget prévisionnel est également l’un des éléments à déterminer en fonction du programme et des prestataires. L'hébergement, le transport, les activités, l’animation, les visites,…, sont autant de paramètres à prendre en compte pour le calcul d’un budget prévisionnel. De ce fait, vous serez en mesure de déterminer le coût par participant ainsi que la charge de chaque famille. L’objectif de cette opération est d’optimiser au mieux le choix des prestataire et du programme dont le coût global doit être accessible aux participants.
Par ailleurs, des subventions sont attribuées aux voyages pédagogiques. Grâce au budget défini, vous pouvez soumettre une demande pour en bénéficier. Veillez-vous renseigner auprès des responsables de la ville ou des autres acteurs du système scolaire pour obtenir des informations sur le financement. A noter que plutôt votre demande sera déposée, plus vous aurez de chance de bénéficier d’une subvention. Ces démarches pourraient vous être d’une grande aide pour réussir l'organisation d’un Voyage scolaire.
Les autorisations et dernières vérifications
La première autorisation requise pour la validation du projet est celle de la tutelle. La direction de l'école doit vérifier le contenu pour ensuite donner son accord, l’IEN de la Circonscription doit contrôler les facteurs liés à la pédagogie et l’IA sera chargée de délivrer l’autorisation de départ. Le délai maximum est de 10 semaines, cependant, la durée peut être allongée par des imprévus.
Une autorisation parentale est requise pour la participation d’un élève à un voyage pédagogique. Afin de convaincre les parents de l’intérêt du voyage scolaire pour leurs enfants, vous devez les impliquer dès le début du projet. Effectuez un résumé du programme en leur indiquant la destination, la période, la cotisation estimée par élève, etc. Vous pouvez leur faire part des tarifs et d’une demande d’accord de principe par courriel. S’il s’agit d’un voyage à l'étranger, il faudra également les informer à propos des documents requis (un justificatif d’identité, un visa, autorisation de sortie du territoire, etc.) afin qu’ils puissent effectuer plutôt les démarches administratives.
Une fois, le projet en cours de validation, une réunion doit être organisée avec les parents d’élèves pour leur exposer le programme (activités pédagogiques, visites, loisirs) et les objectifs du projet. C’est le lieu de les convaincre et de valider les inscriptions. N’omettez pas de les informer sur la fiche sanitaire de liaison, le trousseau des élèves, le règlement ainsi que d’autres éléments importants à vérifier avant le départ pour le voyage pédagogique.
