Vous organisez un séminaire d’entreprise et êtes en panne d’idées ? Voici nos 10 meilleurs conseils pour l’organisation d’un séminaire.
#1 Organisation de séminaire d’entreprise : définir ses objectifs
La première étape dans l’organisation d’un événement professionnel est celle de la définition des objectifs. En effet, un rendez-vous entre collaborateurs n’est jamais anodin. Savoir quels sont précisément les objectifs de la manifestation vous guidera pour choisir la bonne idée de séminaire d’entreprise. Pour cela, décidez du but de ce séminaire, par exemple : développer la cohésion, réfléchir à un projet commun, récompenser les efforts de l’année, gagner en productivité…
#2 Poser le cadre du séminaire
Organiser un séminaire dépend de la dynamique du groupe auquel il s’adresse. Connaître vos participants sur le bout des doigts vous permet de prendre en compte dans l’organisation du séminaire d’entreprise les enjeux humains qui se jouent au sein de la société. Pour cela, interrogez les ressources humaines ou bien directement les personnes concernées par l’évènement.
#3 Délimiter un budget pour l’organisation du séminaire
La partie financière est une étape primordiale de l’organisation de votre séminaire. Pour fixer un budget, il vous faut prendre en considération plusieurs critères :
nombre de participants à l’événement
organisation du séminaire : est-ce du tourisme d’affaires ? Une réunion de cohésion ? Une session de formation ?
modalités de participation (hébergement et repas compris, etc.)
modes de transport : envisagez-vous de privatiser un wagon TGV ? De louer un avion privé pour vous rendre sur le lieu du séminaire ?
les caractéristiques de la salle de réunion à louer pour l’occasion
les prestataires à inclure au budget de l’évènement
les activités pour le séminaire d’entreprise à prévoir…
#4 Le choix du lieu : une étape-clé de l’organisation d’un séminaire
Le choix du lieu accueillant les participants du séminaire correspond à votre budget, vos objectifs et au cadre de l’évènement. Pour un séminaire autour du bien-être au travail, un espace convivial en pleine nature sera parfait. Pour une session de formation orientée productivité, un hôtel en ville sera plus approprié.
#5 Programmation : quelles activités pour un séminaire d’entreprise ?
Une fois le lieu choisi, vous pouvez commencer à organiser le programme d’activités pour les participants au séminaire. Généralement, les séminaires d’entreprise s’articulent autour de temps dédiés au travail et à la productivité et de temps plus festifs qui renforcent la cohésion entre les collaborateurs.
#6 Les activités festives : des temps à ne pas négliger
Les séminaires d’entreprise sont des temps suspendus qui permettent de dynamiser les échanges entre les équipes d’une société. Ces événements ont la particularité de pouvoir donner lieu à des projets novateurs et à une nouvelle dynamique au sein de vos collaborateurs. Les temps informels sont très importants pour favoriser l’esprit corporate de vos collègues.
#7 Récompenser les efforts de vos équipes
Le team building, vous connaissez ? C’est un moment important de toute organisation de séminaire d’entreprise. Le team building permet de fédérer les salariés autour d’activités divertissantes. Par le sport, le jeu ou le digital, il est possible de développer l’esprit d’équipe et de resserrer les liens qui lient vos collaborateurs entre eux.
#8 Une logistique précise pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise
Le secret de la réussite événementielle est la parfaite maîtrise de la logistique. Fluidité, rapidité, convivialité sont les maîtres-mots d’une logistique bien huilée. Pour assurer le succès de votre évènement d’entreprise, pensez à anticiper tous les besoins en :
restauration
hébergement
transport.
#9 Optimiser les modalités de participation au séminaire
Le processus d’inscription et de confirmation de participation au séminaire doit lui aussi être parfaitement rôdé, notamment :
un message précis contenant toutes les informations sur l’événement (objectif, activités, programme, hébergement, restauration, transports…)
des étapes claires pour valider son inscription
une relance intermédiaire pour les retardataires
la facilitation des envois éventuels de documents administratifs (surtout pour le tourisme d’affaires à l’étranger)
#10 Créer des souvenirs durables entre collaborateurs
Ce séminaire est pour vous l’occasion de créer un moment inoubliable. Votre objectif ? Ancrer les efforts de votre société dans les esprits des participants à l’événement. Pour cela, de nombreuses astuces permettent de garder un souvenir d’un séminaire d’entreprise :
installer une borne photo Polaroïd
commander des goodies (objets souvenirs) aux couleurs de l’entreprise
offrir un cadeau d’entreprise
créer une oeuvre participative durant l’évènement
pérenniser le séminaire sous forme de rendez-vous chroniques tout au long de l’année…
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