Quand on est amené à effectuer des trajets dans le cadre de son travail en utilisant son véhicule personnel, il est parfois possible de bénéficier d’une allocation forfaitaire, ce que l’on appelle les indemnités kilométriques. Comment faire, concrètement ?
Les indemnités kilométriques, cela se calcule comment ?
Il faut d’abord savoir que les indemnités kilométriques ne seront pas les mêmes, d’une année à l’autre. En effet, chaque année, le taux et le barème à appliquer sont revus par l’administration fiscale.
Quand une personne est embauchée sur le long terme dans une entreprise, il est donc important qu’elle pense à vérifier, chaque année, ce qu’il en est. Cette information peut se trouver facilement sur Internet, à moins que l’entreprise, par le biais du service comptabilité, tienne elle-même un fichier qu’elle envoie alors à ses salariés, pour leur faciliter ce calcul, ce qui arrive très souvent.
Pour ce dernier, c’est important d’avoir un fichier à jour, car elle doit vérifier toutes les informations données par les salariés. C’est pourquoi utiliser le logiciel de paie Silae ne peut être qu’un plus, car il permet, entre autres fonctions intéressantes, de superviser les notes de frais.
Quand l’entreprise se développe et que beaucoup de salariés font des kilomètres, cela peut devenir une gageure de tout vérifier, soi-même, sans faire d’erreur, ce qui serait préjudiciable, pour la santé financière de l’entreprise.
Quels sont les critères pour calculer son allocation forfaitaire kilométrique ?
Le calcul, quand on connait le barème à appliquer, est assez simple. Attention, pour pouvoir bénéficier de cette allocation par l’entreprise (et cela concerne aussi bien le personnel que le dirigeant), seul un véhicule personnel peut être utilisé. Cela ne fonctionne pas pour les véhicules de fonction.
Quand une voiture roule, elle s’use et consomme du carburant. Le conducteur peut payer plus cher son assurance parce qu’il roule plus. C’est pour compenser ces inconvénients que l’indemnité kilométrique a été mise en place.
Chaque véhicule a un nombre de chevaux fiscaux donné, qui correspondra à un quota. C’est le barème donné et changé chaque année par le Fisc. Pourtant, au-delà de 7 CV, l’administration fiscale ne tient plus compte de la puissance de la voiture.
Il suffit pour l’employé de prendre ce barème et de le multiplier par le nombre de kilomètres parcourus (aller et retour). Pas question, bien entendu, de rajouter des kilomètres, pour faire grossir ses frais et obtenir plus d’argent à la fin du mois. Tout peut être vérifié grâce à des outils d’itinéraires. En outre, que ce soit le dirigeant ou les salariés concernés, chacun doit remettre au service comptable des justificatifs de ces déplacements, comme des tickets de péage, des facturettes de carburant etc…
Selon le code du travail, ces derniers peuvent être fournis jusqu’à trois ans après le déplacement, pour pouvoir bénéficier d’un remboursement, sauf si l’employeur oppose un délai imparti de production de documents, pour limiter les dérives et surtout éviter de compliquer le travail du service comptable. Mieux vaut faire preuve de méticulosité et les ranger précieusement à un endroit donné pour les fournir à la fin du mois.
