Comment gérer correctement les données de votre entreprise ?

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Comment gérer correctement les données de votre entreprise ?

Depuis la montée en puissance du monde digital, les entreprises ce sont toutes retourner vers les stratégies E-Marketing. Cependant, dans la mise en place de cette stratégie marketing numérique, la gestion de données est vraiment fondamentale. Certes, la collecte, le traitement et le stockage des données nécessitent quelques maitrises importantes à savoir.

Entre autres, la naissance du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) a apporté de nombreux changements sur l’analyse et l’utilisation des données collectées par les sociétés. Aujourd’hui, de nombreux experts, outils et techniques ont fait surface. Vous voulez maitriser correctement cette pratique ? Découvrez ici : Comment gérer les données de votre entreprise ?

Qu’est-ce que la gestion des données ?

La gestion des données fait référence à une pratique professionnelle qui consiste à créer, organiser, filtrer, stocker, exploiter et archiver des données. La gestion des données est l’épine dorsale qui relie tous les segments entre une entreprise et ses clients potentiels.

La gestion des données fonctionne en symbiose avec la gestion des processus, garantissant ainsi une collecte de données plus propres et plus actuelles. En effet, cette symbiose est assurée par des logiciels très puissants. Ainsi, on ne parle plus de Big data aujourd’hui, mais de Smart Data.

Comment gérer correctement les données de votre entreprise ?

Dans cette section nous allons vous livrer quelques conseils ainsi que les meilleures techniques pour aider votre organisation à gérer correctement les données.

Inviter les acteurs de l’entreprise à la gestion des données

L’article 32 « Sécurisation du traitement des données » et l’article 35 « Analyse d’impact relatif à la protection des données » du RGPD éveillent la conscience des dirigeants que gérer les données est avant tout une mission de collaboration. Le renom Data Protection Officer est le responsable de la mise en circulation et des bonnes pratiques des données.

Pour bien assurer la maîtrise des données, il faut tout d’abord commencer par former les employés. L’objectif est de les faire savoir l’importance des données. Dans cette optique, vous allez les sensibiliser en vous basant sur les bonnes questions comme :

  • Est-ce qu’il est vraiment nécessaire de sécuriser les bases de contacts ?
  • Les informations d’un formulaire sont-elles toutes importantes à archiver ?
  • Comment traiter les données entrantes ?

En effet, sensibiliser chaque collaborateur de l’entreprise et procéder à un contrôle interne sur les problématiques relatives à la gestion des données est le premier point de départ pour bien gérer la data.

 

Mettre en place une stratégie de Smart Data

Dans une année, une société peut récolter un nombre de données incalculable par le biais de plusieurs sources. Pour réussir à bien manager ses flux, il faut adopter une stratégie flexible et bien adaptée. En fait, nous ne sommes plus à l’époque des carnets d’adresses. Aujourd’hui, il est indispensable que les données soient collectées, actualisées et disponibles à toutes les membres de l’entreprise.

Pour atteindre cette vision, votre première mission est donc d’identifier les données utiles au développement de votre société. Par conséquent, chaque collaborateur doit savoir quelles informations correspondent ou non à son activité. Par exemple, les agents technico-commerciaux ont-ils besoin de l’adresse IP du prospect à qui il s’adresse ?

Voici quelques exemples de données spécifiques à un département d’une entreprise :

  • Nom, prénom, âge, sexe, et adresse (zone géographique) : Ce sont des données important pour le département commercial en vue d’une prospection commerciale.
  • Adresse IP, email, numéro de téléphone et autres métadonnées : Ce sont des données très importantes pour le département marketing en vue d’un lancement de campagne marketing ou de retargeting aussi appelé remarketing.

BtoB ou BtoC, les données sont la force et la puissance d’une entreprise. Pas besoin d’en stocker beaucoup, il est préférable de ne sauvegarder que les données cruciales pour la prospection.

Optimiser le processus de traitement et d’analyse des données

C’est la partie la plus complexe de la gestion des données dans une organisation. Il est facile de prendre des informations inexactes, et ce, en dépit d’un processus de traitement mal organiser. Pour cela, nous vous recommandons de créer un système de gestion simple et précis :

  • Premièrement, identifiez chaque acteur intervenant pour la collecte d’un groupe de données spécifiques.
  • Deuxièmement, confiez le traitement à un agent compétent ou à un prestataire de service à part.
  • Et troisièmement, mettez à jour en permanence les données qui sont déjà en votre possession.

Par ailleurs, la création d’un département spécifique « d’analyste de données » dans votre société peut être une idée géniale pour administrer et automatiser autant que possible ses tâches. De plus selon les règlements du RGPD « Chaque entreprise doit schématiser leurs processus de traitement de données personnelles ». Afin de pouvoir respecter ce règlement, vous pouvez utiliser des logiciels en ligne ou faire appel à des professionnels en la matière.

Choisir et privilégier les outils digitaux qui s’adaptent à vos besoins adaptés

La gestion des données doit être traitée de manière efficace et bien organiser. À cet égard, vous devez utiliser un outil digital en ligne. L’objectif ici c’est de permettre à votre entreprise de ne pas être submergée par la quantité d’informations.

L’utilisation d’un logiciel CRM vous permet de faciliter la collecte, le traitement, le filtrage, les échanges et le stockage des données. En vous appuyant sur un outil professionnel tel que NetSuite CRM, la gestion et la sécurisation de vos données sont assurés. Cet outil intuitif et puissant vous permet de mettre en place une démarche interne fonctionnelle et efficace.

Effectuer une évaluation complète des données de votre société

Après avoir mis en place ses différentes techniques, il faut ensuite exercer ponctuellement un bilan complet sur vos données. Une analyse complète de 3 à 4 fois par an vous permet d’avoir une bonne compréhension de vos données.

Pour se faire, désignez un ou plusieurs agents en interne pour cette mission. Toutefois, souvenez-vous qu’il faut 160 heures de travail en moyenne pour un seul reporting.

Pour créer un reporting efficace, voici quelques points clés :

  • Rassembler toutes les données collectées dans un seul fichier, par exemple Excel
  • Éliminer les informations en doublons ou les propriétés fictives
  • Affiner les données selon vos objectifs et les résultats obtenus
  • Établir un fichier de suivi afin d’y insérer les données manquantes
  • Mettre à jour votre base de données dans votre CRM
  • Programmer à l’avance les actions pour les prochains objectifs
  • Briffer l’ensemble des actions réalisées à tous les collaborateurs
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