Quelle que soit la taille de votre entreprise, si vous souhaitez améliorer sa productivité et sa communication interne, misez sur les plateformes collaboratives. Comme il en existe un certain nombre, apprenez à choisir celle qui convient le mieux à votre activité.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative est un logiciel qui réunit dans un seul espace virtuel tous les outils de communication et de collaboration au sein de l’entreprise. Elle permet de partager dans le cloud, entre les collaborateurs, les informations relatives aux différentes tâches et projets à réaliser. Ainsi, chacun des employés peut accéder en temps réel aux données dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail respectif. Ils peuvent ainsi y avoir accès quel que soit l’endroit d’où ils travaillent, du bureau ou de la maison. Les plateformes collaboratives sont ainsi particulièrement pratiques pour les salariés effectuant du télétravail.
Cet outil professionnel présente donc de nombreux avantages d’usage à ceux qui s’en servent pour gérer et mener à bien leurs activités. Autant les acteurs du secteur public que ceux du privé l’utilisent pour piloter de main de maître leurs projets sans se perdre dans les autres outils à usage personnel. Grâce à la performance du logiciel de travail collaboratif, ils peuvent travailler rapidement et être plus performants.
Les différentes fonctionnalités disponibles selon les plateformes
Une plateforme collaborative dispose en effet de plusieurs fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement des activités de l’entreprise. On peut notamment citer le réseau social de l’entreprise ou RSE, l’espace de travail collaboratif par projet ou activité et l’espace personnel propre à chaque employé. Chacune de ces fonctionnalités en intègre d’autres comme la messagerie instantanée, les appels audios et vidéos, les pages des discussions, les forums et les blogs pour le RSE… L’espace de travail collaboratif dispose quant à lui de la gestion des tâches et de sous-tâches, celle des membres, de la gestion des documents par projet, du planning privé, etc. Dans son espace personnel, chaque employé gère sa messagerie instantanée, son agrégateur de flux RSS et son agenda privé et peut en même temps accéder aux espaces collaboratifs.
De nombreuses plateformes collaboratives ont été développées et se sont démocratisées dans le monde de l’entreprise. On peut par exemple citer Nextcloud, une des plateformes proposant de très nombreuses fonctionnalités, mais à l’usage payant relativement onéreux. Certaines plateformes comme Gouti fonctionnent sur un abonnement freemium et semblent plus adaptées aux petites structures. Pour vous y retrouver parmi l’offre grandissantes de plateformes collaboratives, vous pouvez par exemple utiliser un comparatif de logiciels comme Appvizer.
Comment choisir sa plateforme collaborative ?
Avant d’opter pour une telle ou telle plateforme collaborative, demandez-vous les raisons pour lesquelles vous souhaitez vous en servir. Est-ce juste pour suivre la tendance, car vos concurrents s’en servent ou pour améliorer réellement votre productivité ? Demandez aussi les avis de vos collaborateurs en les impliquant dans cette prise de décision. Ces derniers en seront en effet les principaux utilisateurs, ce pourquoi leurs avis sur les fonctionnalités dont celle-ci doit disposer vous seront cruciaux.
Assurez-vous aussi si la plateforme collaborative peut garantir la sécurité de vos données et si elle est compatible avec vos autres logiciels et outils de travail. Enfin, si son prix vous convient, faites-en d’abord un test pour pouvoir en cas de souci passer sur une autre plateforme collaborative. En effet, LA meilleure plateforme n’existe pas ; il en existe une multitude, libre à vous d’opter pour celle le plus en adéquation avec les besoins et ressources de votre structure professionnelle.
