Outil incontournable dans les grandes entreprises, le portail intranet collaboratif permet de fédérer sur un seul service de nombreuses informations institutionnelles indispensables à ses équipes tout en offrant des services participatifs virtuels comme des espaces de travail dédiés ou des outils de communication sécurisés.
L’ubiquité de cette solution technique auprès des sociétés ne trouve toutefois pas encore son pendant dans les collectivités. La taille de ces organisations et les enjeux sociétaux qu’elles adressent en font toutefois des candidates idéales pour adopter ces nouveaux dispositifs numériques. Voici donc les trucs à faire pour doter votre collectivité d’un portail intranet collaboratif.
Définir un périmètre réaliste
Le succès d’un portail collaboratif dans une collectivité repose sur une culture organisationnelle propice aux pratiques collaboratives et sociales.
Pour évaluer la maturité de la structure, il est recommandé de réaliser un audit qui mettra la lumière sur les pratiques managériales actuelles et permettra de déterminer la cible prête à passer le pas et d’utiliser de manière productive un outil participatif. Cette étude préalable est indispensable dans les organisations très hiérarchisées dont les membres peuvent être peu habituées aux prises d’initiatives.
Adapter les fonctionnalités aux besoins des métiers
Pour maximiser vos chances de succès, assurez-vous que votre projet Intranet soit porté par les besoins des différents métiers. Vous allez ainsi pouvoir adapter les services IT aux besoins réels des utilisateurs et ainsi remporter leur adhésion tout en améliorant leur efficacité.
Cette approche propre au Design Thinking réduit considérablement les risques de friction, voir de rejet des outils proposés.
Adopter une solution informatique simple et intuitive
La facilité d’utilisation des outils numériques proposés à vos équipes doit être une priorité absolue. Pour y parvenir, il est souhaitable de leur permettre de reproduire les gestes qu’ils ont l’habitude de réaliser dans leur sphère privée sur les réseaux sociaux. Des fonctionnalités comme la recherche avancée, le drag and drop ou la coédition simultanée de documents sont nécessaires pour y parvenir.
Pour parvenir à ce résultat, faites confiance à des spécialistes qui savent intégrer les fonctionnalités de SharePoint avec des progiciels d’OCR, de gestion de projet ou des moteurs de gestion de dossiers administratifs.
