Qu’est-ce qu’un fichier PDF et comment l’utiliser ?

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Qu’est-ce qu’un fichier PDF et comment l’utiliser ?

Au travail comme dans la vie courante, vous avez certainement déjà manipulé les PDF. Créé en 1992, le Portable Document Format est un format de fichier très courant. Il est possible de l’ouvrir sur n’importe quel appareil – un simple navigateur web suffit. Mais connaissez-vous vraiment ce format ? Et savez-vous quelles formidables possibilités il offre ? Dans cet article, découvrez ce qu’est un fichier PDF et comment l’utiliser au mieux :

 

Qu’est-ce qu’un fichier PDF ?

Lors de sa génération, le PDF « capture » tous les éléments d’un document en l’imprimant sous la forme d’une image électronique. Vous pouvez ensuite visualiser cette image, la parcourir, l’imprimer sur papier ou l’envoyer à quelqu’un d’autre.

Cette impression en image est le point fort majeur du PDF : il conserve la mise en forme source. Fidèle à sa version originale, le document reste intact au fil des ouvertures / fermetures, des transferts, etc.

La grande popularité du PDF et sa portabilité lui ont même valu de devenir une norme ISO en 2008 : la 32000-1. Puis plus tard, la norme ISO 32000-2 y a apporté diverses améliorations, en plus de résoudre certains problèmes.

 

Comment visualiser un document PDF ?

Pour visualiser et utiliser un PDF, vous avez besoin du logiciel gratuit Acrobat Reader d’Adobe. Il se lance automatiquement dès que vous voulez consulter un fichier PDF.

 

Vous pouvez également utiliser une version payante d’Acrobat pour accéder à plus d’options. Par exemple, ce lecteur permet d’organiser les pages, de modifier le contenu ou encore de fusionner plusieurs PDF. Il offre aussi d’autres fonctions, comme l’ajout d’un mot de passe, d’un filigrane, d’une signature électronique, de cases à remplir numériquement…

 

Plusieurs possibilités pour créer un fichier PDF :

Concrètement, un fichier PDF se crée à partir d’un outil d’Adobe. Il peut s’agir d’Adobe Acrobat, d’Acrobat Capture ou de produits intégrés dans d’autres logiciels.

 

En pratique, vous pouvez générer un PDF:

  1. Dans Acrobat, allez dans Outils > Créer un PDF. Sélectionnez ensuite le document source du futur PDF (fichier unique ou multiple, numérisation ou autre). Enfin, cliquez sur Créer ou Suivant et suivez les instructions pour finaliser la conversion en PDF.
  2. En utilisant l’imprimante PDF. Dans n’importe quel logiciel (suite Office, Adobe, navigateur web, visionneuse d’images, etc.), cliquez sur Imprimer. Dans la liste des imprimantes, choisissez Imprimer en PDF, Microsoft Print to PDF ou Adobe PDF. Ajustez vos options et validez pour générer votre PDF.
  3. Dans votre logiciel de création de document (Word, Excel, Photoshop, Bloc-notes, etc.), cliquez sur Enregistrez sous. Dans la liste des formats, sélectionnez .pdf. Il est aussi possible que votre programme vous propose directement d’Enregistrer au format PDF. Personnalisez les options, puis confirmez l’enregistrement.

 

La compression peut être utile

Un PDF est un excellent format pour l’envoi et le partage en ligne. Mais s’il est volumineux, vous devrez peut-être le compresser.

 

En effet, la plupart des clients de messagerie imposent une taille limite pour les pièces jointes. De même, si vous voulez publier un PDF en ligne, mieux vaut l’optimiser afin que le chargement ne soit pas trop long. Enfin, la compression contribue également à optimiser le stockage.

 

Cependant, faites attention à la qualité. Certains outils de compression risquent d’altérer la structure et les éléments du document. Utilisez donc un outil qui permet de choisir le type de compression souhaité. En outre, gardez une sauvegarde de votre PDF original avant compression.

 

Voyons comment compresser facilement un PDF, sans perte de qualité. De manière très simple et accessible, vous pouvez le faire ici. Il suffit d’uploader votre document sur le site, de choisir l’un des 3 niveaux de compression et de valider. Après quelques secondes, vous pourrez alors télécharger votre PDF compressé.

 

Quels sont les avantages et usages du PDF ?

Les fichiers PDF sont particulièrement utiles pour les documents dont on veut conserver la mise en page sans aucune altération. Par exemple : les rapports d’activité, les articles de magazine, les brochures de produits ou encore les prospectus. Grâce au format PDF qui fige la mise en forme, vous préservez l’aspect graphique original.

 

Cela vous permet même de partager le document en ligne, par mail ou via un périphérique externe. De plus, l’archivage digital conserve l’intégralité du fichier en toute circonstance.

 

En outre, rappelons qu’un fichier PDF est une image électronique. Il est donc possible d’effectuer un zoom avant ou arrière, tout en gardant une excellente qualité. Vous pouvez aussi avancer ou reculer d’une page très facilement via le lecteur.

 

Puis, un fichier est plus que l’image d’un document. Il peut intégrer des polices de caractères spéciales, qui restent disponibles quel que soit l’appareil utilisé pour sa visualisation. En d’autres termes, même si votre PC ne dispose pas de cette police spéciale, elle apparaîtra quand même dans le PDF. Ce ne serait pas le cas avec un document Word par exemple.

 

Comme expliqué plus haut, un PDF peut également inclure des éléments interactifs tels que des boutons pour la saisie de formulaires. Il est même possible d’y intégrer des boutons qui déclenchent des sons et des films Quicktime ou AVI.

 

Enfin, un fichier PDF est optimisé pour le web car il affiche le texte avant les images, les graphiques et les liens hypertextes. Cela améliore l’expérience utilisateur (UX).

 

Exemples de situations

Nous terminerons avec quelques situations dans lesquelles un fichier PDF est souhaitable :

  • Le design graphique, quand une équipe de designers collabore sur la conception et le développement d’un design. Le PDF permet alors de figer les concepts graphiques pour les partager sans les altérer. C’est utile pour explorer des idées de design et les partager électroniquement.
  • Les brochures informatives ou de communication, les manuels d’utilisation. Qu’ils aient un design complexe ou plus simple, ces documents doivent absolument conserver leur mise en forme. C’est important pour que l’utilisateur ou le client trouve aisément les informations dont il a besoin. Ce format est aussi utile lorsque le service client intervient à distance. ainsi, l’employé peut se référer au même document que celui que le client a sous les yeux.
  • La distribution en ligne de tout document imprimé dont on veut préserver l’aspect imprimé. Le PDF est alors le seul format qui reproduira fidèlement le rendu de la version papier.
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